Doğu Anadolu Bölgesi’nde 2 milyonu aşkın kişiye enerji dağıtım hizmeti sunan Aras EDAŞ, bütçe planlama süreçlerini daha sağlıklı bir şekilde yürütmek üzere SAP BPC çözümünü tercih ederken, projenin tüm aşamalarında da yol arkadaşı olarak IBSS ile işbirliği yaptı.
Erzurum merkez olmak üzere Ağrı, Ardahan, Bayburt, Erzincan, Iğdır ve Kars’ta faaliyet gösteren Aras EDAŞ, 7.967 trafoyla 870.272 aboneye, toplamda ise 2 milyon 226 bin kişiye elektrik dağıtım hizmeti sunuyor. Bir Çalık Holding-Kiler Holding iştiraki olan Aras EDAŞ, Türkiye’nin en sert coğrafyalarından birinde,71 bin km²’lik bir alanda verdiği hizmetleri daha da iyileştirmek üzere sürekli yeni yatırımlara imza atıyor. Şirket özellikle şebeke ve teknolojik altyapı yatırımlarına ağırlık veriyor.
Bu yatırımlar arasında, Aras EDAŞ’ın bütçe süreçlerini iyileştirmek de öncelikli konulardan biri olarak yer alıyordu. Coğrafi ve sosyolojik nedenlerle kayıp-kaçak oranlarının ve tahsilat sorunlarının yaşandığı bölgede, bütçe çalışmaları da sağlıklı bir şekilde yürütülemiyordu. Şirketin her birimindeki tüm kalemlerin bütçeye entegre olması nedeniyle, bütçe planlarını doğru yapabilmek, dolayısıyla da doğru veriler elde etmek büyük önem taşıyordu.
Daha sağlıklı bir bütçe planlama yapısına kavuşmak üzere bir ön araştırma yapıldı. Aras EDAŞ Bilgi Teknolojileri Koordinatörü Salih Şenyurt bu süreci şöyle özetliyor: “Bütçe planlama uygulamaları açısından iki alternatifimiz olduğunu gördük. Bunlardan biri, kurumsal kaynak planlama sistemi üzerinde kendi bütçe planlama programımızı oluşturmaktı. Bu uygulamada objektivite ve fizibilite kaygıları olabileceğini düşünerek, tamamen bu işe odaklanmış bir bütçe programına yöneldik ve SAP BPC kullanmaya karar verdik.”
- Doğru ve güvenilir verilere dayanan, sağlıklı bir bütçe planlama sistemi oluşturmak
- Üst yönetime doğru bütçeleri sunabilmek
- Bütçe süreçlerinde hesap verebilirliği artırmak
- İnsan kaynaklı hataları ortadan kaldırmak
- Veriler daha sağlıklı ve güvenilir hale getirildi.
- Dağınık bir yapıda tutulan veriler tek noktada konsolide edildi
- Donanım ve insan kaynaklı hatalar asgariye indirildi
- Üst yönetimin karar verme süreçlerine olumlu katkılar sağlandı
Salih Şenyurt, Bilgi Teknolojileri Koordinatörü, Aras EDAŞ
“IBSS’in enerji dağıtım projelerindeki SAP BPC deneyiminin yanı sıra proje sırasında bize verdikleri destek de çok önemliydi. Bu deneyimi ve değerli danışmanlarıyla IBSS, sadece SAP BPC’de değil, her platformda başarılı olacaktır.”
SAP BPC projesinin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için öncelikle proje kapsamındaki birimlerin ihtiyaç ve sorunlarının belirlenmesi gerekiyordu. BT Koordinatörlüğü liderliğinde; Aras EDAŞ’ın Süreç Yönetim Müdürlüğü, Mali Hizmetler, Finansal Hizmetler, Müşteri Teknik Hizmetler, Sistem İşletme, Yatırımlar ve Tesisler, Enerji Piyasası ve Tarifeler, İnsan Kaynakları, Hukuk Müşavirliği Koordinatörlükleri ve ayrıca İl Koordinatörlükleri ile ayrı ayrı görüşmeler yapıldı.
Aras EDAŞ Bilgi Teknolojileri Koordinatörü Salih Şenyurt, yaklaşık 1,5 ay süren bu kavramsal sürecin önemini şöyle özetliyor: “Kavramsal tasarımı düzgün bir platformda oluşturmasaydık doğru sonuç alamazdık.”
Daha sonra modül testleri ve canlı kullanımda testler yapıldı. Yapılan bu testler, birimlerin bütçe planlama sürecinde geçmişte yaptığı hataları göstermek açısından da önemli bir fayda sağladı. Bu hatalar dikkate alınarak düzenlemeler yapıldı ve canlı kullanıma geçildi.
Aras EDAŞ’ın BT projelerini çok hızlı bir şekilde hayata geçirdiğini vurgulayan Salih Şenyurt, SAP BPC projesinde de bu geleneğin bozulmadığını ifade ediyor. “Projenin tüm fazları zamanında, önceden planlandığı şekilde uygulandı. Bu süreçte IBSS danışmanlarının, Aras EDAŞ bünyesindeki tüm birimlerin, BT Koordinatörlüğü ekibinin, özellikle de Sinan Kahrıman ve diğer ekip arkadaşlarımızın emeği çok büyüktür.”
Bu kararın ardından, SAP BPC çözümünün tasarım ve uygulama süreçlerinde hizmet alınacak danışman firmanın seçimi aşamasına geçildi. Salih Şenyurt, IBSS’i tercih etme nedenlerini şu şekilde anlatıyor: “IBSS ile yaptığımız toplantıda, sorduğumuz her soruya cevap aldık. Ayrıca şirket bize örnek ekranlarda bire bir sunum yaptı; döviz bazlı kredilerin maliyetlerine kadar her konuyu simülasyon tablolarıyla gösterdi.” Bu süreçlerde yaşanan başarılı iletişim ve sonuç odaklı yaklaşım sonucunda Aras EDAŞ, bu projede IBSS ile çalışmaya karar verdi ve Nisan 2015’te proje başlatıldı.
Aras EDAŞ’ta IBSS danışmanlığında uygulanan SAP BPC projesi sayesinde öncelikle bütçe planlamalarına esas oluşturan verilerin daha sağlıklı ve güvenilir olması sağlandı. Daha önce Excel üzerinde dağınık bir yapıda tutulan veriler artık Aras EDAŞ sunucularında, tek noktada tutuluyor. Böylece donanım ve insan kaynaklı hatalar asgariye indiriliyor. SAP BPC üzerinde log kaydının tutulması da önemli bir avantaj olarak dikkat çekiyor. Verilerin daha sağlıklı ve güvenilir olması, üst yönetimin karar verme süreçlerine de olumlu şekilde yansıyor.
Aras EDAŞ Bilgi Teknolojileri Koordinatörü Salih Şenyurt, SAP BPC ile çalışanların sorumluluğunun da arttığını belirtiyor. “SAP BPC’nin bütçeye bakış açımızı değiştiren bir program olduğuna inanıyorum. Birimler artık bütçe değerlerine azami ihtimam gösteriyor. Bütçe planlama sürecinde hesap verebilirlik arttı.”
Aras EDAŞ, başarıyla sonuçlanan SAP BPC projesinin ardından yeni BT projelerine de hazırlanıyor. Şirket; lojistik ve satın alma sistemlerinde daha önce oluşturulmuş SAP kavramsal tasarımlarını yenileme, SAP HANA ve konsolidasyon çalışmaları yapma, SCADA sistemleri ve kesinti yönetim sistemi kurma yönünde planlar yapıyor.
Aras EDAŞ – IBSS Proje Ekibi