2008 yılından bu yana Türkiye’de faaliyet gösteren SOCAR Türkiye, SAP BI üzerinde tuttuğu verileri anlamlı ve görsel açıdan zengin raporlara dönüştürmek üzere, IBSS danışmanlığında SAP İş Analitikleri çözümlerinden yararlandı.
Dünya enerji sektöründe önemli bir oyuncu olan SOCAR, Türkiye’ye 2008 yılında PETKİM’in özelleştirilmesi ile girdi. Halihazırda PETKİM’in %58’inin sahibi olan SOCAR, Value-Site projesiyle Aliağa Yarımadası’nda entegre bir kümelenme modeli planladı. Bu kapsamda şirketin en önemli yatırımı olan STAR Rafinerisi, yıllık 10 milyon tonluk ham petrol işleyerek nafta, Euro dizel gibi çeşitli petrol ürünleri üretecek. Ayrıca, Türkiye’nin üçüncü büyük konteyner terminali olacak Petlim Konteyner Terminali 2016’da, yarımadanın artan enerji ihtiyacını karşılayacak SOCAR Power’ın yönettiği enerji santrali de 2018’de hayata geçecek. Ağustos 2015’te Amerikan Goldman Sachs firması SOCAR Türkiye’nin enerji yatırımlarının %13’üne ortak oldu. Yatırımların tamamlanması ile Aliağa Yarımadası’nda yapılacak yatırımların toplamı 10 milyar dolara ulaşacak. SOCAR Türkiye Kurumsal İş Uygulamaları Müdürü Aykut Arsoy, Petrol, Gaz ve Enerji sektöründeki operasyonlar ve gerekli bilgi teknolojileri altyapıları hakkında şunları ifade ediyor: “Odaklanmamız gereken konuları üç ana başlık altında toplayabiliriz: sermayede mükemmellik, operasyonel mükemmellik ve sürdürülebilir operasyonlar.”
Bu kritik konularda doğru aksiyonlar alabilmek için halihazırda SOCAR Türkiye, STAR Rafineri, TANAP, SOCAR Power ve SOCAR Gaz Ticareti firmalarında aktif olarak SAP ERP modülleri kullanan SOCAR Türkiye, büyük projelerinde de üst yönetime proje ilerleme raporları sunmak üzere SAP’den yararlanmaya karar verdi. Aykut Arsoy, şirketin raporlama ihtiyaçlarını şöyle özetliyor: “Proje ilerleme raporlarının yanı sıra finansal konsolidasyon raporları da her holding şirketi gibi bizim için de önemli rapor ihtiyaçlarındandı. Ayrıca 3000’e yakın çalışanı olan şirketimizde, çalışanlarımız ile ilgili alacağımız günlük, haftalık ve aylık raporlar da İnsan Kaynaklarını yönetmek adına önemli bir ihtiyaçtı.”
İhtiyaçların belirlenmesinin ardından SOCAR Türkiye SAP BusinessObjects üzerinde dashboard’lar oluşturmak üzere IBSS Danışmanlık’tan hizmet almaya karar verdi. SOCAR Türkiye Kurumsal İş Uygulamaları Müdürü Aykut Arsoy, bu kararın ardındaki temel gerekçelerin kaliteli ve sürdürülebilir hizmet olduğunu belirtiyor.
Aykut Arsoy, Kurumsal İş Uygulamaları Müdürü, SOCAR Türkiye
IBSS; müşteri ve çözüm odaklı yaklaşımı, iş süreç ve raporlama deneyimi ile bize ciddi katkılar sağladı. Gerek SAP çözümlerindeki deneyimleri, gerekse analiz ve raporlama konusundaki uzmanlıklarıyla bize önemli destek verdiler.
Dashboard’ları besleyecek verilerin SAP Veri Ambarı (SAP BW) üzerinde güvenli şekilde saklanabilmesi ve taşınabilmesi için öncelikle entegrasyon süreci planlandı. Entegrasyonun ardından, yapılmakta olan projelerin aylık durumunu/ilerlemesini analiz etmek üzere SOCAR Türkiye Proje Durum/İlerleme Analiz Dashboard’u tasarlandı. Bu dashboard üzerinden alınan raporlar, projenin bütçesi, süresi, içerdiği riskler gibi önemli bilgileri kapsıyor. Aykut Arsoy, bu dashboard’un özelliklerini şöyle açıklıyor: “Bu raporların hazırlanmasının ana hedeflerinden biri, ilgili yöneticilerin bu bilgilere 7/24 ve dünyanın her yerinden, web tabanlı ve güvenli şekilde erişebilmesini sağlamak.”
Proje sonucunda, IBSS’in de desteğiyle SOCAR Türkiye üst yönetimi, proje durum/ilerleme analiz raporlarına son derece kolay ve kullanışlı bir şekilde erişebilir hale geldi. Görsel yetenekleri de gelişmiş olan bu raporlama sistemi, daha önceki dönemlerin raporlarını da içerecek şekilde tasarlandı. Böylece manuel rapor hazırlamak için harcanan süre ve efor anlamında ciddi bir tasarruf elde edildi. Aykut Arsoy, projenin bir başka faydasının da raporlara tek kanaldan ve sistematik şekilde erişilmesi sayesinde entegrasyon sağlamak olduğunu vurguluyor.
- Üst yönetime doğru, kaliteli ve anlık proje ilerleme raporları sunmak
- Finansal konsolidasyon raporları hazırlamak
- İnsan Kaynakları rapor süreçlerini daha verimli bir şekilde yönetmek
- Raporlama uygulamalarını yer ve zamandan bağımsız olarak gerçekleştirmek
- Üst yönetim, proje ve İK raporlarına son derece kolay erişebilir hale getirildi.
- Manuel raporlar için harcanan süre ve efordan tasarruf edildi.
- Raporlar tek kanaldan ve sistematik şekilde erişilebilir oldu.
- Grup şirketlerinin verileri konsolide halde saklanıp kullanılabilir hale geldi.
Projenin bir başka ayağı ise, hızla büyüyen SOCAR Türkiye ve Grup Şirketlerinin insan kaynakları süreçlerinde doğru, anlık ve konsolide verilere ulaşmaya yönelik İnsan Kaynakları Dashboard’u oldu. Bu kapsamda SAP’nin HCM ve BW çözümleri arasında ortak dil bulma ve entegrasyon süreci, teknik olarak daha kolay, hızlı ve az maliyetli şekilde gerçekleştirildi. Bu sürecin ilk aşamasında ihtiyaç tespiti yapıldı ve daha sonra teknik entegrasyon süreçleri hayata geçirildi.
İK dashboard’u üzerinden oluşturulacak raporların hem güncel bilgileri hem de SAP kurulumu öncesindeki tüm bilgileri de kapsaması gerekiyordu. Bunun için öncelikle, Excel ortamındaki tüm veriler SAP’ye aktarıldı. Yine SAP kullanan ama farklı uygulamaların yer aldığı PETKİM ve PETLİM’de de bilgi güvenliği çerçevesinde ek geliştirmeler yapıldı ve tüm İK sistemi entegre hale geldi.
İnsan Kaynakları Dashboard’u SOCAR Türkiye’ye İK uygulamalarında hız kazandırdı. Birimin daha önce Excel üzerinde bir hafta süren Grup İK Raporlama süreci dashboard sayesinde anlık hale geldi. Aykut Arsoy, elde edilen avantajları şu şekilde açıklıyor:
“Artık tek yapmamız gereken, istediğimiz tarihteki verileri ve analizleri ilgili ekrana girip seçmek. Üstelik dashboard’un SAP ile entegre olması, her an canlı bilgiye ulaşmamızı sağlıyor. Şirket bazlı personel sayıları, personel bilgileri, demografik bilgiler gibi verileri istediğimiz görsellikte alabiliyoruz.”
SOCAR Türkiye Kurumsal İş Uygulamaları ekibinin gelecek üç sene yoğun bir şekilde projelere odaklanacağını belirten Arsoy, “Özellikle maliyet muhasebesi, üretim planlama, varlık yönetimi, üretim bilgi sistemi, doğrusal varlık yönetimi gibi süreçlerinin SAP sistemine alınması konusunda çalışmalarımız olacak. Ayrıca sahadan veri toplayan SCADA sistemleriyle entegrasyonlar yapılacak,” diyor. Bunun yanı sıra SOCAR Türkiye, Value-Site projesi kapsamında yapılacak Rafineri-Lojistik-Petrokimya entegrasyonunun sistem altyapısını SAP ERP sistemi kullanarak sağlamayı planlıyor.
SOCAR Türkiye Proje Ekibi (soldan sağa): Rizvan Aliyev, Endüstriyel İlişkiler Yöneticisi; Rahim Rahimov, Kurumsal İş Uygulamaları Uzman Yardımcısı; Funda Doğan, Ücretlendirme, Yan Haklar ve Performans Müdürü; Halil Can, Çalışma İlişkileri Koordinatörü; Shahin Teymurkhanlı, Genel Müdür Destek Birim Sorumlusu; Aykut Arsoy, Kurumsal İş Uygulamaları Müdürü
