Türkiye’nin ilk özel havayolu şirketi SunExpress, veri bütünlüğü, daha hızlı raporlama süreçleri ve uçuş bazlı kârlılık hesapları gibi faydalar elde etmek üzere IBSS ile birlikte SAP BPC ve BO projelerini hayata geçirdi.
Dünyanın önde gelen havayolu şirketlerinden Türk Hava Yolları ve Lufthansa’nın eşit ortaklığında Antalya’da kurulan SunExpress, 1990’dan bu yana, güçlü filosuyla dünyanın farklı noktalarına tarifeli seferler düzenliyor. Türkiye’nin ilk özel havayolu olma unvanını da taşıyan şirket, Almanya başta olmak üzere Avrupa’nın farklı noktalarından Türkiye’deki destinasyonlara direkt yolcu taşıyarak sektörde fark yaratan bir servis sunuyor. 2014 yılında 47 binden fazla sefer gerçekleştiren SunExpress bu süre içinde toplam 7,3 milyon yolcuya hizmet verdi. 25 yıldır faaliyetlerini sürekli büyütmeye odaklanan ve bu süreçte çalışan sayısını da artırma yönünde adım atan SunExpress halen 69 uçağıyla, 100’den fazla destinasyona, 3255’i aşkın personeliyle hizmet veriyor. Merkezi Antalya’da olan SunExpress’in Almanya’da da bir ofisi bulunuyor.
Yaşadığı büyüme ve artan veri hacmi sonucunda kurumsal kaynak planlama süreçlerini düzenlemek üzere geçtiğimiz yıl SAP ECC kurulumunu yapan SunExpress, dünya devi olan iki ortağının beklentilerini tek bir sistemde buluşturarak karşılamak ve modern dünyanın finansal ve operasyonel raporlama anlamındaki ihtiyaçlarına cevap verebilmek üzere bir İş Zekası projesi gerçekleştirmeye karar verdi. Bu projeyle şirketin üst yönetsel iradesine, doğru ve zamanında müdahale imkanı verecek rapor altyapısını oluşturmak hedefleniyordu.
SunExpress’in diğer bir önemli ihtiyacı da ilgili birimlerin katılımcı olduğu, talebin ilgili birimden geldiği, hesap verebilir, takip edilebilir, sapmaların ölçülebildiği bir bütçeleme sistemiydi. Bütün bu ihtiyaçların kurumsal kaynak planlama (ERP) sisteminde tek bir ürün üzerinde karşılanabilmesi de SunExpress açısından en büyük beklentilerden biriydi. Hem İş Zekası hem de Bütçe Planlama ihtiyaçları için SAP ürünlerinin kullanılmasına karar verildi.
Haziran 2014’te şirketin ihtiyaçlarının belirlenmesi için ilgili birimlerden oluşan bir komisyon kuruldu ve SunExpress’te İş Zekası ve Bütçe Planlama ve Konsolidasyon projelerinin eş zamanlı yürüyen iki ayrı fazda ve IBSS danışmanlığında gerçekleştirilmesi kararlaştırıldı.
SunExpress Finans Direktörü M. Fatih Güçlü, projelerin uygulanmasında danışman firma olarak IBSS’in seçilme sürecini şöyle özetliyor: “SunExpress, tüm alımlarında olduğu gibi, SAP BPC ve SAP BO projelerinde de danışman firma seçimini ilgili birimlerin katıldığı bir kurul kararıyla gerçekleştirdi. Bu kurul, IBSS’in alanında uzman, bizim ihtiyaçlarımızı doğru anlayabilecek, doğru projeyi doğru zamanda bitirebilecek bir ciddiyette olduğunu öngörerek oybirliğiyle IBSS’in seçilmesine karar verdi.”
M. Fatih Güçlü, SunExpress, Finans Direktörü
IBSS şirketimizin ihtiyaçlarını doğru anlama, beklentilerimizi proaktif şekilde karşılama, proje sürecinde başarılı bir yönetsel irade sergileme açısından doğru bir tercih olduğunu kanıtlamıştır.
IBSS danışmanlığında SunExpress’te yürütülen SAP projesinin SAP BPC ayağında, şirketin ihtiyaçlarına özgü geliştirmeler yapıldı. Standart bütçe planlama süreçlerinde aylık bazda bütçeler hazırlanırken, havacılık sektörünün yapısı ve iç dinamikleri gereği, uçuş bazında kârlılık planlamaları hayata geçirildi.
IBSS’in detaylı bütçe çalışması sırasında, SunExpress’in kendi operasyonel sisteminde tutulan bütçe verileri sistemden alınıp SAP BPC’ye aktarıldı. Diğer tüm gelir ve gider kalemleri de SAP BPC sisteminde planlandı ve yolcu sayısı, uçak sayısı, uçuş süresi gibi belirli parametreler bazında uçuş detayına dağıtıldı. Böylece SunExpress’in uçuş bazında bütçe kârlılığı ortaya çıktı.
Bu tür operasyonel verilerin yanı sıra genel giderlerin dağıtımı da departman bazında yapılabilir hale geldi. IBSS ekibi bu süreçte, SunExpress bünyesindeki her departmanın kendi yetkilendirme çerçevelerinde birim giderlerini sisteme girmesini sağlayan detaylı bir çalışma yaptı. Ayrıca kredi planlaması ve uçak kiralama gibi operasyonlar da SAP BPC üzerinde bütçelenebilir hale geldi.
Bütün bu girişler yapıldıktan sonra SunExpress’in gelir-gider durumunu gösteren mali tablolar sistemde otomatik oluşturulmaya başladı. BPC sisteminde oluşan bütçeler ile fiili verilerin karşılaştırılması ise SAP BusinessObjects üzerinde gerçekleştirilecek şekilde kurgulandı. SAP BPC projesi Kasım 2014’te canlı kullanıma alındı.
SunExpress Finans Direktörü M. Fatih Güçlü, SAP BPC çözümüyle ilgili görüşlerini şöyle ifade ediyor: “Bütçedeki ihtiyacımız özellikle bütçe proseslerimizin izlenebilirlik, ölçülebilirlik ve hesap verebilirlik ilkelerine uyumlu olmasıydı. Projenin ilk fazıyla birlikte bu ihtiyacımızın karşılanmasına ek olarak, bütçe planlama anlamında bütün iş süreçlerimizin daha efektif hale gelmesini sağladık.”
SunExpress’teki projenin 2. fazı olan İş Zekası bölümünde de öncelikle veri ambarı (SAP BW) kuruldu ve uçuş bilgi sistemlerinden gelen veriler ile SAP ECC’den gelen veriler tek bir veri ambarında toplandı. Sağlanan veri konsolidasyonu sayesinde tekrarlar, hatalı girişler gibi sorunlar ortadan kaldırıldı. Veri ambarı üzerine de IBSS tarafından çeşitli rapor setleri kurgulandı.
Ayrıca uçuş bazında kârlılık hesaplamalarının yapılabilmesi için, genel gider ve gelir kalemleri her bir uçuşa otomatik olarak dağıtılmaya başladı. Elde edilen kârlılık analizleri ve raporlarının hem SAP BusinessObjects raporlama sistemleri üzerinden hem de mobil ortamlardan alınabilmesi sağlandı.
Raporların standartlaştırılması ve raporlama süreçlerinin kolaylaştırılmasına ek olarak, bir başka önemli çalışma da hızlı rapor seçeneği oldu. Ay kapanışlarından sonra alınan aylık kârlılık raporlarının yanı sıra, IBSS’in yaptığı geliştirmelerle, günlük verileri ve çeşitli tahmin yöntemlerini kullanan gün-bazlı hızlı raporlar almak mümkün oldu.
- Hesap verebilir, takip edilebilir, sapmaların ölçülebildiği bir bütçeleme sistemi oluşturmak
- Üst yönetime, doğru ve zamanında müdahale imkanı verecek rapor altyapısını oluşturmak
- Veri konsolidasyonu sağlamak
- Tekrarlar, hatalı girişler gibi sorunları ortadan kaldırmak
- Uçuş bazında bütçe kârlılığı ortaya çıkarıldı
- İzlenebilir, ölçülebilir ve hesap verebilir bütçeler oluşturuldu
- Veri tutarlılığı ve güvenilirliği sağlandı
- Gün-bazlı hızlı raporlar almak mümkün oldu
- Karar süreçlerinde verimlilik elde edildi
Şubat 2015’te canlı uygulamaya geçen SAP BusinessObjects projesi sonucunda SunExpress analiz ve raporlama süreçlerinde otomasyon, hızlı ve doğru sonuçlar alma, verileri tek noktada konsolide etme gibi avantajlar elde etti.
M. Fatih Güçlü, SAP BO projesiyle elde edilen faydayı şu şekilde özetliyor: “Bugün itibarıyla SunExpress canlı ve orijinal sistemlerden sadece beş gün geriden veri çekerek şirketin tüm operasyonel ve finansal verilerine iki tık uzaklıkta bulunuyor. Bu hızlı ve doğru veri sayesinde şirket üst yönetimi ve bütün yönetsel iradeler çok hızlı bir şekilde gerekli görüntülemeleri yapıp gerekli doğru kararları alabilme, ölçebilme ve sorgulama imkanına sahip oluyor.”
M. Fatih Güçlü, SunExpress’in gelişen teknolojilere ayak uydurma konusundaki kararlılığını vurgulayarak özellikle SAP Fiori, SAP S/4HANA ve mobil aplikasyonlarla ilgilendiklerini belirtiyor.
