Polat Group Holding ve şirketlerinde bütçe süreçlerini standartlaştırıp iyileştirmeyi sağlayacak BPC projemiz canlıya alındı.
İbrahim Polat tarafından 1978 yılında Aydın’da temeli atılan Polat Group Holding, Türkiye’de makine, redüktör ve fidancılık alanlarında lider konumda bulunuyor. Aynı zamanda tarım ve zeytinyağı alanlarında da faaliyet gösteren Polat Group Holding bugün 80’in üzerinde ülkede 9 yurt içi, 4 yurt dışı olmak üzere 13 grup şirketi, 11 bayi ve distribütörlükle faaliyetlerini sürdürüyor. Kalite, hizmet ve müşteri ilişkilerinde “en iyi” olmak için çalışan Polat Group Holding, bu hedefine ilerlemek için bütçe süreçlerini iyileştirmek amacıyla Nisan ayında kapsamlı bir projeye başladı. Hayata geçirilecek BPC projesi için SAP BPC çözümlerinde köklü deneyimine ve uzmanlığına güvendiği IBSS Teknoloji ve Yazılım ile çalışmayı tercih etti.
İki faz halinde tamamlanan “Polat Group Holding A.Ş. BPC 11 Bütçe Projesi” kapsamında IBSS uzmanları tarafından SAP ECC BW ve BPC entegrasyonu sağlanarak ana verilerin ve fiilî işlem verilerinin bütçe sisteminde raporlanabilmesi ve hesaplamalarda kullanılabilmesi sağlandı. Aynı zamanda satış bütçesi, ham madde mamul ve yarı mamul seviyelerinde satışların planlanması, planlanan satış miktarları için stok dengesi yürütülerek üretim ihtiyacının çıkması, üretim ihtiyaçlarından da ham madde ve yarı mamul ihtiyaçlarının hesaplanarak satınalma bütçesinin oluşması gibi birbirleriyle entegre süreçler, BPC 11 sisteminde kurgulandı. Yanı sıra, ham madde ihtiyaç hesaplamalarında SAP MRP ile entegre bir yapı kurularak SAP ECC ile entegre malzeme ihtiyaç planlaması da kurgulandı. Gider girişleri yetkilendirme ile de her departmanın kendi giderlerini planlayabileceği bir tasarım, departmanların fiili bütçe karşılaştırmalı raporlar alabileceği şekilde hayata geçirildi.
Gider dağıtımlarında SAP ECC’de tanımlı devreler kullanılarak bütçe verileri de fiilî dağıtım kuralları ile sağlanırken, bütçe fiili karşılaştırmalarında sapmaların önüne geçildi. Kredi kullanımı için kredi kokpit ekranı tasarlandı ve belirlenen ödeme periyotları ile kredi kullanımı planlaması yapılmasına olanak sağlandı. Bununla birlikte yatırım modülünde hem duran varlık hem de YOY planlamaya uygun süreçler tasarlandı. Maliyet planlamada SAP ile entegre kurgular yapılarak üretim maliyetleri hesaplandı. Mali tablolarda tüm modüllerde planlanan verilerin aktarımı ile Gelir Tablosu, Bilanço ve Nakit Akış Raporları otomatize edildi.
BPC Projesi Sonunda Polat Group Holding’in Kazandığı Faydalar
Bu kapsamlı proje sonunda Polat Group Holding, bütçe süreçleri için hedeflediği sonuçlara ulaşırken önemli kazanımlar sağladı:
- Veri Kalitesinde Artış: Kurulan sistem, verileri Excel dosyaları gibi lokal dosyalar yerine SAP BPC sisteminde tutarak daha merkezi bir yapı sunuyor. Böylece tüm kullanıcıların aynı veriyi görmesi sağlanırken veri güvenilirliği ve karar alma hızı artıyor. Bu sayede, ayrıca verilerin Excel dosyalarında yanlış formüllenmesi, bozulması, sistematik olarak güncellenmemesi gibi riskler de ortadan kalkmış oldu.
- Raporlama Sürecinde İyileşme: Kurulan sistemde, SAP ECC ERP sisteminden alınacak mevcut kredi, amortisman, malzeme maliyeti gibi veriler, bütçe sürecinin başlangıcında SAP BPC sistemine aktarılıp, manuel girilen veriler de kullanıcılar girdikçe sistemde kaydediliyor. Yaratılan raporlar güncellenen veri kaynaklarından verileri aldığı için tüm kullanıcılar aynı anda verinin tek bir versiyonunu görüyor ve işlemler tek versiyon üzerinde yapılıyor.
- Bütçe için Etkin Planlama: Sistem içerisinde her planlama tipi için belirli karakteristik değerleri ile planlamadan sorumlu kişiler belirlendi. Böylece bütçe girişleri sadece bütçe departmanının sorumluluğunda olmaktan çıkarak tüm birimlerin ve paydaşların etkin katılımıyla gerçekleştiriliyor.
