Yaklaşık 200 ülkede çok geniş bir ürün yelpazesiyle hizmet veren Unilever, verileri anlamlı bilgilere dönüştürmek üzere, IBSS danışmanlığında SAP BW çözümleriyle etkin raporlama elde ederek süreçlerini iyileştiriyor.
Dünyanın en büyük hızlı tüketim ürünleri şirketlerinden biri olan Unilever’in geçmişi, 1860’lı yıllarda kurulmuş Margarine Unie ile İngiliz sabun şirketi Lever Brothers’ın 1930 yılında birleşmesine kadar uzanıyor. Bugün gıda, ev ve kişisel bakım markalarını kapsayan güçlü ürün yelpazesiyle 190’dan fazla ülkede tüketicilerle buluşan Unilever, Bakırköy’de kurduğu ilk Sana fabrikasıyla da 1952’den bu yana Türkiye’de faaliyet gösteriyor. 400’ü aşkın markası bulunan Unilever, bunlardan sadece on dördüyle yılda 1 milyar avroyu aşkın bir satış rakamına ulaşıyor.
Gerek Türkiye’de gerekse bölgesel ve global anlamda böylesine yüksek ürün çeşitliliği, dağıtım kanalları ve satış adetleri söz konusu olduğu için, raporlama süreçleri de kritik önem taşıyor. Doğru bilgiye, gerektiği anda ulaşmak ve bu bilgileri değerlendirmek, Unilever’in operasyonlarını etkili şekilde yönetebilmesi ve karar alma süreçleri için olmazsa olmaz nitelikte.
- 45 ülkede ortak bir raporlama sistemi oluşturmak
- Doğru bilgiye, gerektiği anda ulaşmak ve bu bilgileri değerlendirmek
- Karar mekanizmalarına kapsamlı ve anlaşılır raporlar sunmak
- Operasyonları daha etkili yönetmek
- Farklı zaman dilimlerindeki ülkelerin ortak bir platform üzerinde 7/24 raporlama elde etmesi
- Karar alma süreçlerinin daha sağlam bir zemine oturtulması
- Farklı ülkelerdeki üretim, satış, dağıtım vb. operasyonların daha etkili şekilde yönetilmesi
- Unilever’in merkezileşme, süreçleri uyumlu hale getirme ve ortak raporlama hedeflerinin desteklenmesi
Şebnem Gürler-Oakman, Unilever Avrupa SAP Sistem Direktörü
Bölgesel raporlamada uyum
Unilever Kuzey Afrika, Ortadoğu ve Türkiye’yi kapsayan bölgede (NAMET) süreç ve sistemleri birbirine uyumlu hale getirme ihtiyacı doğrultusunda, 2002 yılında Unity1 adlı bir proje başlattı. Proje kapsamında, ortak ve ülkeler arası raporlama süreçleri yer alıyordu. SAP BW (Veri Ambarı) üzerinde yürütülen bu projenin ilk aşamasında Türkiye, Arap Yarımadası ülkeleri ve İsrail’i içine alan bir şablon uygulanmasına, raporlama sürecinin IBSS danışmanlığında yürütülmesine ve projenin merkezinin de İstanbul olmasına karar verildi.
Gerek Unilever’in bölge yapısının değişmesi, gerekse Unity1 projesinin büyük başarı kazanması sonucunda proje AAR (Asya, Afrika ve Rusya) bölgesini de kapsayacak şekilde genişletildi ve U2K2 projesi olarak adlandırılmaya başladı. Şu anda Unilever Avrupa SAP Sistem Direktörü olan ama o dönemde Unilever U2K2 SAP Uygulama Direktörü olarak görev yapan Şebnem Gürler-Oakman, Unity1’in kapsamında 7 ülke varken, U2K2 uygulamasıyla birlikte ülke sayısının 45’e çıktığını belirtiyor. Gürler-Oakman diğer rakamsal verileri de şöyle aktarıyor: “Unity1’de yaklaşık 60 ayrı rapor üretiyorduk, U2K2 ile birlikte bu sayı 350 civarına yükseldi. Halen U2K2’da SAP BW sistemi üzerinde 3300 kullanıcımız bulunuyor. Projede SAP BW, Web reporting ve Dashboard çözümleri kullanıyoruz.”
“IBSS, Unilever’in uzun yol arkadaşlarından birisi. Genç ve dinamik IBSS ekibi her zaman çözüm odaklı tavırlar sergiliyor, takım ruhunu yakalıyor ve çalışmalarını artı değer katacak şekilde planlıyor.”
Böylesine çok sayıda kullanıcının ve veri kaynağının olduğu bu ortamda, çeşitli sistemlerden günde ortalama 500 milyon veri akışı oluyor. Bu müthiş veri akışının yarattığı veritabanının büyüklüğü ise 22 terabayt. Bu veriler kullanılarak günlük, haftalık, aylık, 3 aylık ve yıllık raporlar üretiliyor. Raporlamanın Unilever için adeta bir pusula olduğunu belirten Şebnem Gürler-Oakman veri akışı ve raporlama sistemini şöyle tanımlıyor: “U2K2 kapsamındaki ülkeler arasında en doğuda Yeni Zelanda, en batıda ise Fas bulunuyor; bu iki ülke arasında 11-12 saat fark var. Dolayısıyla sistem 7/24 ayakta olmak zorunda. Bir yandan veri transfer edilirken, diğer yandan da raporlama yapılıyor.”
IBSS danışmanlığında yürütülen Unilever U2K2 raporlama projesi, sürekli yenilemeler ve güncellemelerle destekleniyor. Bu sayede Unilever’in sistemlerinde oluşan veriler anlamlı bilgilere dönüştürülüyor. Daha sonra bu bilgiler derlenerek ilgili kullanıcılara raporlar halinde sunuluyor. Unilever Avrupa SAP Sistem Direktörü Şebnem Gürler-Oakman, üretilen raporların faydasını şöyle açıklıyor: “Bu raporlar öncelikle operasyonları yönetmemizde bize yardımcı oluyor. Üretim, satın alma, satış, muhasebe gibi departmanlarımız günlük, haftalık raporları kullanıyorlar. Ayrıca karar alma süreçleri için de farklı rapor ve analizler alabiliyoruz. Yönetim muhasebesi, bölgesel ve global proses takımları, stratejik proje ekipleri gibi birimlerimizin karar alma, diğer ekipleri yönlendirme süreçleri bu raporlar sayesinde kolaylaşıyor ve daha sağlam bir zemine oturuyor.”
IBSS’in raporlama konusundaki uzmanlığı ve bu alana odaklanmış olmasının getirdiği derin bilgi birikimi, Unilever ile IBSS arasındaki 12 yıllık işbirliğinin temelini oluşturuyor. Bu birikim, U2K2 kapsamında yapılan her güncelleme ve yenilemede daha da güçlenerek devam ediyor. Bu başarılı işbirliği, SAP tarafından da ödüllendirilmiş bulunuyor. Şebnem Gürler-Oakman, U2K2 projesinin SAP Kalite Ödülleri 2013’te Altın Ödül almasını şöyle değerlendiriyor: “Bu ödül, projemizin başarısının SAP tarafından tescillenmesidir. Hem ülke sayısı (45) hem kullanıcı sayısı (30 bin) hem de süreçler ve karmaşık yapı açısından çok büyük ve kapsamlı bir proje uyguladık. Bu sayede Unilever’in merkezileşme, süreçlerin uyumlu hale getirilmesi ve ortak raporlama hedeflerini başarı ile destekledik. IBSS’in proje boyunca kendi alanında ve diğer ekiplerle uyumlu çalışmasının yanı sıra genç ve dinamik ekibi de bu başarıda önemli paya sahiptir.”
Unilever-IBSS Proje Ekibi